Hvordan prioritere arbeid i Jira (2023)

Nøkkelen til suksess for ethvert prosjekt er å vite hvilke oppgaver som skal prioriteres først og hvilke som kan holdes tilbake til senere. Men hvordan prioriterer du riktig arbeid i Jira? Når presserende Jira-problemer kommer inn, dropper du det du gjør, eller prøver du å øke hastigheten slik at du raskt kan fullføre det du holder på med? Og hvordan sporer og opprettholder du fremgang for å sikre at alle er på samme side?

Riktig prioritering i Jira kan forbedre teameffektiviteten, gjøre arbeidsbelastninger håndterbare og redusere bortkastet tid. Så la oss utforske hvordan du kan gjøre dette.

Prioriter Jira-spørsmål konsekvent

Som standard kan problemer i Jira ha ett av fem prioritetsnivåer: Lavest, Lavt, Middels, Høyt og Høyest. Du angir dette bare ved å opprette eller åpne et problem og klikke på rullegardinmenyen Prioritet. Hvis du ikke velger en prioritet når du oppretter et problem, vil Jira sette den til Medium, som en administrator kan endre senere.

Men hvordan definerer du disse prioriteringene? Og hvordan vet du at alle bruker de samme definisjonene når de prioriterer eget og/eller andres arbeid? Hvis en sak fremstår som høy prioritet for en person, men lav eller middels for en annen, vil det føre til inkonsekvent kategorisering og prioritering av arbeidet, og igjen til forvirring og ineffektivitet.

Så, hvordan bestemmer du objektivt hva som er hva, slik at du kan prioritere arbeidet i Jira konsekvent?

Hvis du er enserviceteam som jobber etter en servicenivåavtale, som angir tidsrammer for å løse ulike typer problemer, vil dette bidra til å lage klare definisjoner av prioritetsnivåene dine. Men forretningsteam som markedsføring, HR og finans må lage sitt eget system. Dette kan innebære å dokumentere når og hvorfor enkelte typer saker bør prioriteres fremfor andre, eller gjennomgå dem fra sak til sak på planleggingsmøter.

Ikke undervurder verdien av å løse problemer sammen som et team, spesielt for nye prosjekter. Det bidrar til å bygge en gjensidig og grunnleggende forståelse av teamets verdier og mål. Over tid, ettersom teamets forståelse og kultur modnes, blir prioritering en mye raskere jobb og krever kanskje ikke alltid et møte (hei, vi ville alle elske færre møter!).

Når du skal finne ut hvordan du skal prioritere arbeid i Jira, her er noen av spørsmålene du og teamet ditt bør stille:

1. Hvilken verdi vil du tilføre teamet eller organisasjonen ved å fullføre problemet?
2. Er det en ekstern frist som gjør at saken haster?
3. Blokkerer problemet et annet problem?
4. Hvordan vil teamet/prosjektet/den bredere organisasjonen bli påvirket hvis problemet erikkejobbet med nå?

Tilpass Jira-prioriteringer

Jiras innebygde prioriteringer dekker et bredt spekter av scenarier, men du kan oppleve at de ikke helt dekkerdin.I så fall kan det være lurt å opprette noen egendefinerte prioritetsfelt i stedet. Forutsatt at du har de relevante tillatelsene i Jira, kan du lage dine egne prioriteringer ved hjelp av følgende trinn:

1. Gå tilAdministrasjon > Problemerog velgPrioriteringer.
2. Velg nåLegg til prioritetsnivå.
3. Skriv inn enNavnog abeskrivelsefor din nye prioritet. Beskrivelsen kan være nyttig for å gi kontekst og andre detaljer til brukere som har tillatelse til å administrere prioriteringer.
4. Velg et ikon for å representere prioriteten.
5. Velg en farge for prioriteringen, enten fra fargekartet eller ved å skrive inn riktig HTML.
6. Velg nåLegg til, og din prioritet vil være klar til bruk og tilgjengelig fra rullegardinmenyen Prioritet.

Tilknytte prioriteringer til bestemte prosjekter, kan du legge dem til et prioritert opplegg og deretter koble det opplegget til prosjektet ditt.

Hvis du setter opp dine egne prioriteringer, vær forsiktig med å legge til for mange og/eller gjøre dem for vage. Du vil unngå oppsigelser og unødvendig kompleksitet i arbeidsflyten din og sikre at du prioriterer arbeidet i Jira på en mest mulig effektiv måte.

Bruk flagg for å markere blokkerte Jira-problemer

Hvis noe hindrer en oppgave i å bli fullført, vil du fremheve den ASAP, slik at alle teammedlemmer er klar over blokkere som kan påvirke deres eget arbeid, eller som de kan være i stand til å hjelpe med.

En enkel måte å trekke oppmerksomhet til blokkerte problemer i Jira er å legge til et flagg, som fremhever problemet med gult på steder som etterslepet ogVent på Kanban-styret. Den erstatter også prioritetsikonet med et flaggikon.

For å flagge et problem, åpne det og klikk på ellipsen (...) øverst til høyre. Plukke utLegg til flagg, (ellerFjern flaggetå ta den av igjen). Alternativt kan du høyreklikke på problemet på tavlen og deretter velgeLegg til flaggderfra.

I tillegg til å være en rask, visuell måte å oppdage blokkere, kan flaggede problemer også søkes etter med en enkel bit av Jira Query Language (JQL):Flagget = Hindring.

Bruk rapportering til å prioritere arbeid i Jira

Den store mengden data som Jira spytter ut kan være overveldende. Det er et enormt kraftig verktøy, og hvis du ikke er forsiktig, vil du finne deg selv å vasse gjennom en uendelig bølge av epos, historier og et økende etterslep. Og prioritering blir skremmende, om ikke umulig, hvis alt du ser på er en bunnløs liste over problemer.

Å prioritere effektivt i Jira betyr å se på oversikter over teamets fremgang, oversikter som best oppnås ved å samle alle dataene i grafer og diagrammer. På den måten kan du og teamet ditt få et øyeblikkelig innblikk i det større bildet. Og du vet hva de sier om bilder som snakker høyere enn ord.

Det er her rapportering kommer inn. Jira har noen grunnleggende rapporteringsfunksjoner ut av esken som lar deg lage en håndfull nyttige grafer og diagrammer. Men Jira tilbyr svært lite tilpasset rapportering, så brukere opplever ofte at de ikke enkelt kan vise eller få tilgang til dataene de ønsker.

Men takket være utvidbarheten til Jira, er det mange måter å legge til ekstra rapporteringsfunksjonalitet til instansen din. Business intelligence-løsninger som EazyBI, Tableau og PowerBI lar deg generere alle mulige typer rapporter, men er noen ganger så dyre og/eller komplekse at de fremmedgjør og ekskluderer alle unntatt de mest teknisk tenkende personene. Til slutt sitter du igjen med bare én eller to eksperter i et selskap til å betjene dem.

Den ideelle løsningen er en som balanserer funksjoner med tilgjengelighet, somEgendefinerte diagrammer for Jira, som er et datavisualiseringsverktøy forrapportering på Jira-dashbord, rettet motallebrukere. Grensesnittet er designet for å være enkelt å betjene, slik at selv nybegynnere kan lage et informativt og tilpasset diagram eller graf med noen få klikk. Uten forutgående opplæring og kunnskap kan du endre farger, filtre, etiketter og diagramtyper, og visualisere dataene dine slik du ønsker. Samtidig har Custom Charts for Jira nok underliggende kraft til at mer erfarne brukere kan finpusse og fokusere diagrammene sine ytterligere ved å bruke tilpassede JQL eller lagrede filtre.

Med tilpassede diagrammer kan brukere og prosjektledere med et øyeblikk se alt fra antall og alvorlighetsgrad av utestående problemer til hvor mye tid som har blitt brukt på å håndtere blokkere. Du kan lage stolpediagrammer, sektordiagrammer, flisdiagrammer, traktdiagrammer og mer. Du har også muligheten til raskt å se nærmere på detaljene ved hjelp av en dynamisk problemsøker som følger med tilpassede diagrammer,Enkel søk-gadget(for de som vil unngå å bruke JQL!).

Presentere informasjon om arbeidsflytene dine ved hjelp avgod datavisualiseringgjør det mulig for deg og dine interessenter å bedre forstå hva som skjer og ta mer informerte beslutninger om prioritering av arbeidet.

Prøv Atlassian playbook

Hvis du trenger flere råd og veiledning om hvordan du kan prioritere arbeid i Jira, sjekk utAtlassian Team Playbook. Dette omfattende biblioteket med selvstyrte workshops er en verdifull ressurs for alle team som sliter med å finne de beste arbeidsmetodikkene for virksomheten deres. Hvis du er et forretningsteam som ønsker å lage et system for å prioritere Jira-problemer konsekvent, kan det være lurt å prøveAllthethings prioriteringsmatrise. Denne timelange workshopen er utformet for å hjelpe team med å visualisere prioriteringen av prosjektene sine sammenlignet med arbeid etterspurt av andre team.

Uansett hvordan du velger å takle utfordringen med prioritering, er det viktig å forstå at all tid brukt på det er en investering: Det du legger inn nå kan spare teamene dine for en betydelig mengde tid og krefter senere. Fremfor alt annet bør du sikte på konsistens, og rapporteringsløsninger som Custom Charts for Jira kan lette dette ved å gi deg raske, visuelle oversikter over utestående problemer, teamfremgang og arbeidsbelastninger.

Finn ut mer omalle tingene du kan gjøre med Custom Charts for Jira, eller du kansjekk ut andre Old Street-apper på Atlassian Marketplace.